Page 10 - Periodico Prhopio ED 44

10 OPINIÓN www.prhopio.com • Bogotá, Colombia, Febrero 2025

Planificando su reunión de asamblea

ductas que todos hemos eviden-
ciado en algunas reuniones, don-
de personas ajenas al equipo de
trabajo se llevan las listas o toman
fotografías, videos de las listas de
registro mismas, sin autorización
alguna.

De cierre y no sin ser el último
elemento, la autorización para
grabar la reunión, si se implemen-
ta juiciosamente y esta fue rigu-
rosa frente a requisitos, procesos
y otros, la autorización de cada
titular con la que cuenta la admi-
nistración, ya incluyó el autorizar
Estanislao grabar reuniones y otros eventos,
Rozo haciendo que no sea necesario
solicitar la autorización el día de
Covaleda la reunión; como tampoco mani-

Asesor y festar que dicha grabación solo
Consultor en PH se usará para la transcripción del

acta, tema ya abordado al contar
tema solo de precios, lo barato con buenos formatos dentro de

no de los grandes temas a solucionar por sale caro. la implementación misma.
administradores y propietarios en las propiedades
horizontales, está relacionado directamente con Avanzando con la planificación, Vemos incluso que el envío pre-
Ula realización de la reunión ordinaria de asamblea encontramos el llamado a lista vio de información a los correos
general de cada año. Trasladarnos al artículo 39 de la Ley 675 de y verificación del quórum, tema electrónicos reportados en nues-
2001, nos aporta elementos básicos de lo que debemos hacer, que debe proyectarse, planificar- tra bases de datos, facilita el aná-
se y controlarse. El poder contar lisis y conocimiento de la infor-
pero la invitación es a leer con mayor profundidad lo que nos
exige la norma y no quedarnos cortos frente a este importante con un formato donde sea visible, mación necesaria para la toma de
donde se informe a los asistentes decisiones y continuidad del ne-
evento y sus requerimientos más básicos pero que llevan al éxito
que sus datos se manejan confor- gocio; todo lo anterior gracias a
de la misma.
me a la ley y de acuerdo al manual la planificación basada en datos,
de políticas es importante y se de ello el especial énfasis que se
genera cumplimiento frente a la realiza respecto de lo relaciona-
Año tras año, los equipos de cuérdenlo siempre; no exponien- implementación misma y su tra- do con la administración y donde
trabajo corren preparando la reu- do los datos, su integridad y que zabilidad, además de estar recor- cada tema gerencial, administra-
nión y que ningún aspecto quede se conviertan en datos o informa- dando en todo momento la tivo, operacional y en gene-
sin atender, por fortuna se cuen- ción de dominio público. responsabilidad frente ral todos, no pueden
ta con elementos adicionales que al manejo de datos abordarse como
facilitan su preparación y mejor Pero la planificación de la re- personales y el ruedas sueltas; la
desarrollo. Hoy pongo sobre la unión no se detiene a pesar de cumplimiento integralidad y
mesa la importancia del manejo las pausas que se presentan, al de la organi- la conexidad
de datos y su buen tratamien- verificar que vamos bien y cum- zación, in- de estos sal-
to; convocar a la totalidad de los pliendo con cada paso. El apoyo formación ta a la luz.
propietarios y asegurar así que se tecnológico que se busca o usa que hace
ha dado cumplimiento, requiere en la realización de reuniones y parte de Bueno,
contar con bases de datos ac- corresponde a plataformas digi- la gestión no queda
tualizadas y de ellas, el libro de tales, herramientas tecnológicas a presen- más que
propietarios y residentes, el cual de comunicación remota o PAT tar y del r e co r -
puedo complementar o me pue- -presencial asistido por tecnolo- cumpli- dar para
do apoyar con la base de datos gía, donde los aspectos relacio- miento. quienes
del censo. nados con la protección de datos aún no
son amplios, debemos asegurar- Veamos han dado
Dirigir, enviar, notificar la convo- nos que nuestro proveedor haya a aquellas c um p li -
catoria como lo establece la ley dado cumplimiento con su pro- pe r s o n a s miento a lo
es más sencillo cada año; gracias pia implementación, que nos fa- que colabo- establecido
al cumplimiento de este requi- cilite una copia de su manual de raron el día de en la Ley 1581
sito emanado de la Ley 1581 de políticas y tratamientos de datos, la reunión con el de 2012, que se
2012, la finalidad del inventario de indiferente si lo hace en físico o registro, si bien faci- ajusten y cumplan, no
base de datos, trasciende de un digital -pero, que lo haga-, que litan el proceso, acceden expongan más a su P.H,
simple requisito y se convierte en se incluya en el contrato, tanto a información y es natural que ni su gestión y el bolsillo propio
una herramienta de planificación la cláusula de confidencialidad, suscriban los respectivos acuer- como el de su conjunto u otro y
y control; la elaboración completa como lo relacionado con la trans- dos de confidencialidad, también para quienes ya cumplieron, aten-
de la convocatoria por sí sola no misión o transferencia de datos; reciben poderes y su manejo en ción a las auditorías y a quienes
tiene éxito, de no enviarse a to- que su administración avance con todo caso debe garantizar la se- auditan, infórmense y permitan
dos y protegiendo la información la firma adicional del acuerdo de guridad de la información, la pri- que sus reuniones de asamblea
misma, con un envío de correo confidencialidad y proteja los da- vacidad y confidencialidad de los no solo sean exitosas, también las
electrónico con copia oculta, re- tos y su propia gestión; no es un datos; evitando de paso las con- mejores.