Aspectos claves del presupuesto

PRESUPUESTO, un término tan mencionado, como desconocido para todos. Sabemos que es el punto más complicado en las asambleas y obvio, esa complejidad se crea por el desconocimiento real sobre su significado, preparación y control; así que en las siguientes líneas proseguiré a realizar un acercamiento de definiciones y puntos clave para comprender el presupuesto en la propiedad horizontal.

Dentro de las definiciones de presupuesto dadas por la RAE están: la cantidad de dinero calculado para hacer frente a los gastos generales de la vida cotidiana y propósito formado por el entendimiento y aceptado por voluntad, creo que ésta última no es más que otra definición, un complemento claro para entender qué es un presupuesto en propiedad horizontal, el cual concluyo como la cantidad de dinero requerido para cubrir los gastos necesarios en el mantenimiento y conservación de las zonas comunes durante un periodo determinado, el cual es evaluado y aprobado por los copropietarios y distribuido por el coeficiente de participación de la copropiedad.

Ahora procedo a describir y definir sus elementos: Gastos: Son todas las salidas de recurso monetario que requiere la copropiedad para el mantenimiento y preservación de los bienes comunes, incluyendo la administración de los mismos y cumplimiento de requerimientos legales. Es importante considerar los tres tipos de mantenimientos que tenemos y que desafortunadamente ignoramos al momento de elaborar nuestro presupuesto con la excusa de no incrementar la cuota de administración;

*mantenimiento preventivo, corresponde al cuidado periódico que debe tener el equipamiento y las zonas comunes que permitan prevenir daños y averías que afecten su buen funcionamiento;

*mantenimiento correctivo, es el que debe realizarse por daños producidos por desgaste natural o daños por falta de mantenimiento preventivo, de equipos o repuestos de los mismos y que exigen una repotenciación para su correcto funcionamiento;

*mantenimiento predictivo, es el mantenimiento que monitorea el estado y rendimiento en el funcionamiento de los equipos y zonas comunes por medio de las fichas técnicas y bitácoras de los mantenimientos preventivos y correctivos, que permite establecer el tiempo de vida útil para considerar de forma anticipada cambios a realizar.

Dentro de los gastos de administración, se incluyen los servicios del administrador, contador, revisor o auditor, asesoría jurídica, papelería, equipos de oficina, licencias de software y un tema que parece no tan importante, las capacitaciones para todos los copropietarios y que puedan asumir sus responsabilidades como asambleístas y miembros de consejos de administración, entre otros.

En el cumplimiento de requerimientos legales, se debe tener en cuenta preparación, revisión y actualización del sistema de protección de datos, sistema de salud y seguridad en el trabajo, la póliza de áreas comunes y la apropiación del fondo de imprevistos. También se observan otros gastos como los financieros, dentro de los cuales se deben reconocer los intereses por la financiación de pólizas que generalmente se toma por el costo de los mismos. Ingresos: Con la estimación de gastos, se distribuyen los ingresos en los conceptos estimados por la copropiedad y como siempre lo menciono, deben ser controlados por la administración, tales como, beneficio de uso de parqueaderos y expensas comunes. Los intereses de mora, parqueaderos de visitantes, uso de salones comunes, no deben ser incluidos, ya que sus estimaciones se pueden afectar por situaciones como las que hemos padecido por la emergencia sanitaria actual. La distribución que se realiza por cada unidad deberá realizarse mediante los coeficientes definidos en cada reglamento de propiedad horizontal.

Es de aclarar que el presupuesto no tiene excedentes o déficit y su resultado será CERO.

Con el presupuesto aprobado por la Asamblea, se generará el informe de ejecución presupuestal, en el que se debe mostrar las diferencias entre los presupuestado y lo realmente ejecutado por cada concepto, con aclaraciones que detallen los aspectos importantes de dichas diferencias.

Ahora bien, mencionaré algunos de los errores más frecuentes al presupuestar y en el informe de ejecución, de acuerdo con mi experiencia profesional:

● El presupuesto es preparado y presentado por el contador y no por el administrador

● Es elaborado solamente teniendo en cuenta los históricos contables, sin incluir proyectos y obras requeridas por la copropiedad

● No se prepara con un corte estimado para cada año, es decir, el administrador debería iniciar su presupuesto desde el mes de noviembre para ser aprobado entre enero y febrero del año siguiente en la Asamblea,

● Se aprueban incrementos sólo de porcentajes y tasas, sin hacer un análisis detallado de las necesidades

● Se presupuestan conceptos de ingresos no controlables por la administración

● Para el informe de ejecución, se realizan traslados presupuestales que no permiten el análisis real de las diferencias

● No se tienen en cuenta los excedentes acumulados, que están reconocidas en el patrimonio permitiendo recobros de gastos en las cuotas de administración.

Lo más importante a la hora de hacer un presupuesto es el conocimiento real de la copropiedad y el trabajo en equipo por parte del administrador y el consejo de administración con el apoyo siempre del contador, porque el presupuesto es el mapa a seguir para la ejecución del administrador y el control del consejo y de la asamblea.

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