Importancia de los CCTV en el tratamiento de datos en Colombia

El incremento de unidades privadas destinadas a vivienda turística, la explosión de plataformas,páginas de red e inversores, que compran para alquilar bajo esta modalidad, han dado de qué hablar al respecto, durante todo el año 2019 y lo corrido del 2020,sin ignorar la actual emergencia sanitaria.

Daremos inicio desde los aspectos más básicos respecto de los datos y de la información recopilada por estas herramientas tecnológicas, ¿Por qué debemos proteger las imágenes?, la respuesta está dada dentro del mismo concepto de ¿Qué es un dato? y las imágenes de una persona es un dato personal, de la misma forma que lo son todas aquellas que permitan identificar particularmente a una persona.

En la norma estas herramientas se conocen como SV -sistemas de video vigilancia-, los cuales generan un tratamiento de datos ante la grabación de imágenes de personas, placas de automotores, tránsitos y desplazamientos por las áreas comunes; incluyendo imágenes de algunos titulares al interior de sus unidades privadas. Teniendo en cuenta la principal finalidad de las cámaras de video vigilancia, la cual es garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones, también lo es servir de apoyo a las labores y actividades de seguridad desarrolladas por las empresas de vigilancia; aunque se pueden usar para control de contratistas y trabajadores, como prueba de labores desarrolladas o dentro de un debido proceso sancionatorio.

Los datos que sean objeto de tratamiento a través de la video vigilancia serán tratados para la finalidad o finalidades que han motivado la instalación de esta y que está vinculada a garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, entre otras y que en general deben encontrarse en el respectivo manual de políticas.

En estos momentos y dentro de las labores desarrolladas en términos de apoyo, es el CCTV la principal herramienta con la que cuentan las administraciones para verificar y constatar la realización de las acciones de limpieza, aseo y desinfección propias de las medidas sanitarias, que busca disminuir y controlar la posible transmisión del COVID-19; el cumplimiento de los acuerdos a los que se llegaron previa negociación entre los cuales se estableció la frecuencia del servicio, el uso de determinadas sustancias acompañadas de jabón y agua. Pero no se limita a solo este elemento, permite que el administrador desde su residencial y apoyándose en la tecnología vigile el cumplimiento de los contratos en el que se incluye también el de vigilancia y seguridad privada, sus horarios y el usos oportuno y adecuado de los EPP (elementos de protección personal).

Todo lo anterior, complementando las finalidades de esta base de datos ante los requerimientos inesperados de esta pandemia y que obligan a actualizar en estos aspectos el manual de políticas de tratamiento y protección de datos de muchas copropiedades. Así mismo, el valor intrínseco de estas tecnologías dentro de la transformación digital y dentro del cumplimiento efectivo de procesos, tareas y funciones del administrador es muy elevado, ya que entrega en tiempo real evidencias de su conformidad, seguimiento continuo y sin exponerse a violar el derecho de habeas data de cualquier tercero cuyas imágenes sean captados por el CCTV.

Es importante dejar claro que las cámaras o SV instaladas para seguridad, no podrán obtener imágenes de la vía pública salvo que resulte imprescindible para dicho fin, o resulte imposible evitarlo por razón de la ubicación de aquellas. Por lo tanto, las cámaras podrían captar la porción mínimamente necesaria, para la finalidad de seguridad que se pretende. Para darle un adecuado manejo a las imágenes y en general a todas las secuencias captadas por los SV, se debe realizar un registro de actividades por escrito, el cual contendrá como mínimo: responsable, actividad de tratamiento, legitimación y finalidades del mismo;- nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos -si existiese-, categoría de datos personales, categoría de afectados, descripción de las medidas técnicas, destinatarios de las imágenes y plazo previsto para la eliminación de la información.

Hablando de las empresas de vigilancia como encargados de tratamientos, también deberán implementar su respectivo registro. Es decir, las empresas de seguridad tienen que elaborar su registro de actividades, en relación con su actividad como encargado, respecto a cada responsable -para cada PH.-.

Especial consideración merecen las denominadas ‘cámaras IP’, que permiten que la imagen captada por ésta sea visualizada en un ordenador remoto, siempre que cámara y ordenador se encuentren conectados a la misma red IP, como es el caso de internet.

Antes de poner en funcionamiento una cámara que cuente con dirección IP:

● verifique el control de accesos para proceder a su activación
● Cambie el usuario y contraseña que venga asignado por defecto
● Determine conforme los accesos autorizados quiénes pueden visualizar las mismas y que se hayan suscrito los respectivos acuerdos de confidencialidad.

El uso de video vigilancia supone el respeto del derecho de la información, razón por la cual se debe disponer de una adecuada señalización, ubicada en lugar visible, donde se informe del tratamiento de los datos –imágenes-, la identidad del responsable del tratamiento o del sistema de video vigilancia y la dirección del mismo; la facultad que tiene a ejercer los derechos como titular de la información;dónde obtener más información sobre el tratamiento de los datos personales, también se pondrá a disposición de los interesados el resto de la información que debe facilitarse a los afectados, en cumplimiento del derecho de información regulado en el RGPD.

El acceso a las imágenes de las cámaras por cuenta de terceros distintos del responsable del tratamiento, deberá estar regulado por la existencia de un contrato.

Para terminar y teniendo en cuenta la existencia de propiedades horizontales de pequeño número de unidades privadas y bajo presupuesto, frente a los costos de los servicios de vigilancia y seguridad privada, se ha masificado el uso de video porteros; uso que en aquellos casos en los que la utilización de video portero se limita a su función de verificar la identidad de la persona que llamó al timbre, así como facilitar el acceso a la vivienda, no será de aplicación la normativa sobre protección de datos.

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