Valor de la información en la toma de decisiones
Un enfoque práctico para las reuniones de asamblea


Estanislao Rozo Covaleda CEO y Líder Consultor en PH.

La importancia de la información en toda organización es grande; contar con datos estadísticos, contables y con todo aquello relacionado con el funcionamiento de la persona jurídica durante un periodo, es vital para la toma adecuada de decisiones, las cuales serán prontas, adecuadas y efectivas; tomando en consideración las necesidades y la situación financiera y administrativa como punto de partida; para nuestro caso la de la propiedad horizontal.

Con frecuencia encontramos argumentos que se centran en caprichos, en situaciones ajenas a una reunión general de asamblea, a desinformación, a temas personales e incluso a planteamientos contrarios a la ley; situaciones que demoran y tergiversan la importancia de tomar decisiones por el máximo órgano.

La falta de comunicación es notoria y hace parte de estas fallas, donde el administrador, sin generalizar, tanto como algunos miembros de la asamblea general no conocen el reglamento de la copropiedad; a pesar de contar con canales de comunicación, con mecanismos de presentación de informes periódicos, de contar con la información contable a tiempo y de conocer que su gestión se facilita al generar transparencia y trazabilidad a los procesos.

De no entender con facilidad lo que se presenta, el administrador, de una parte tiene el conocimiento y no lo pone en práctica, no maximiza el uso del tiempo y tampoco exige adecuadamente a su equipo de trabajo; en cuanto a algunos miembros de las asambleas generales centran su debate en ataques de tipo personal, incluso pasando por encima del administrador y pisoteando su dignidad a la máxima expresión.

Poco se ve en el ejercicio del derecho de inspección, pero faltando ocho días o menos para la realización de las reuniones de asamblea, llenan de derechos de petición al administrador e impartiendo la orden para una respuesta inmediata, desconociendo los términos establecidos para recibir contestación a la solicitud de información u otra. Durante el ejercicio del periodo no se pronuncian, pero el día de la reunión afloran los diversos conocimientos contables, legales, operativos y más; conforme a su ejercicio profesional o título académico, lo cual se le negó ante el silencio a la comunidad todo un año.

Se ven avalanchas de parte de los diferentes actores, en una lucha por imponer sus razones y ser reconocidos al interior de la asamblea como el sapiente sumo de los asuntos de interés general, pero ¿realmente aportan en la construcción colectiva de comunidad?, ¿es un plus a la gestión que se requiere?, sin lugar a duda y criterio personal del autor, en lo absoluto. Fruto de señalamientos muchos administradores quedan inermes y ante la política de persecución, proscritos frente a la mayoría delos asambleístas participes de las reuniones, donde los avances de la copropiedad en la mayoría de los frentes quedan desprovistos de progreso y de la importancia de ser atendidos con la seriedad que se requiere. Sin lugar a dudas, las enseñanzas del “laissez faire, laissez passer”, esa frase francesa, -dejen hacer, dejen pasary donde la elección individual empieza a desaparecer, se toma el escenario del máximo órgano social.

De lo anterior, las recomendaciones son varias para evitar esta clase de enfermedades al interior de la propiedad horizontal y de su administración, a su vez erradicar ciertas conductas que hacen carrera al interior de las asambleas generales. La constante retroalimentación entre los órganos de dirección y administración de la persona jurídica es obligatoriamente necesaria, la presentación de informes periódicos; entendidos los administrativos y gerenciales, como los de ejecución presupuestal. Atender las quejas y reclamos, a través de los diferentes canales de comunicación, mismos establecidos en la legislación sobre tratamiento y protección de datos, por fortuna y que permiten generar en buena medida la atención que requieren propietarios y residentes.

También, sin menosprecio de las bondades que trae consigo la revolución 4.0, explotar el envío de información de primera fuente en temas contables, decretos expedidos durante la pandemia, uso del fondo de imprevistos, tiempos de convocatoria y otros; de lo cual muchos propietarios no fueron informados y otros muchos desinformaron a criterio y conveniencia personal. Podrán presentarse argumentos, excusas y pretextos varios sobre este candente tema; pero sin temor a equivocarme, hace tiempo es hora y queda claro que en la gestión del administrador están las soluciones a muchos de los problemas y se encuentra la llave a la desaparición de gran número de conflictos. A las comunidades residentes en la propiedad horizontal, la toma de decisiones es importante para darle continuidad a las actividades y procesos que se vivencian día a día en la PH y no es recomendable desviarse de lo que se requiere como organización.

Si la información proporcionada por la administración es de gran volumen, permite establecer con claridad el cómo vamos, identificar el uso adecuado de recursos, el respeto a los derechos de los demás propietarios y en general, lo que se espera de una administración con capacidad de proyectar el bienestar general; visto como mayor valor de la propiedad, convivencia sana y en especial el tener reuniones de asamblea exitosas con toma de decisiones estratégicas operativas y necesarias, estamos entendiendo mejor el valor de los datos y de la información.

Queda mucho por aprender

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