Uno de los grandes temas a solucionar por administradores y propietarios en las propiedades horizontales, está relacionado directamente con la realización de la reunión ordinaria de asamblea general de cada año. Trasladarnos al artículo 39 de la Ley 675 de 2001, nos aporta elementos básicos de lo que debemos hacer, pero la invitación es a leer con mayor profundidad lo que nos exige la norma y no quedarnos cortos frente a este importante evento y sus requerimientos más básicos pero que llevan al éxito de la misma.

Año tras año, los equipos de trabajo corren preparando la reunión y que ningún aspecto quede sin atender, por fortuna se cuenta con elementos adicionales que facilitan su preparación y mejor desarrollo. Hoy pongo sobre la mesa la importancia del manejo de datos y su buen tratamiento; convocar a la totalidad de los propietarios y asegurar así que se ha dado cumplimiento, requiere contar con bases de datos actualizadas y de ellas, el libro de propietarios y residentes, el cual puedo complementar o me puedo apoyar con la base de datos del censo.

Dirigir, enviar, notificar la convocatoria como lo establece la ley es más sencillo cada año; gracias al cumplimiento de este requisito emanado de la Ley 1581 de 2012, la finalidad del inventario de base de datos, trasciende de un simple requisito y se convierte en una herramienta de planificación y control; la elaboración completa de la convocatoria por sí sola no tiene éxito, de no enviarse a todos y protegiendo la información misma, con un envío de correo electrónico con copia oculta, recuérdenlo siempre; no exponiendo los datos, su integridad y que se conviertan en datos o información de dominio público.

Pero la planificación de la reunión no se detiene a pesar de las pausas que se presentan, al verificar que vamos bien y cumpliendo con cada paso. El apoyo tecnológico que se busca o usa en la realización de reuniones y corresponde a plataformas digitales, herramientas tecnológicas de comunicación remota o PAT -presencial asistido por tecnología, donde los aspectos relacionados con la protección de datos son amplios, debemos asegurarnos que nuestro proveedor haya dado cumplimiento con su propia implementación, que nos facilite una copia de su manual de políticas y tratamientos de datos, indiferente si lo hace en físico o digital -pero, que lo haga-, que se incluya en el contrato, tanto la cláusula de confidencialidad, como lo relacionado con la transmisión o transferencia de datos; que su administración avance con la firma adicional del acuerdo de confidencialidad y proteja los datos y su propia gestión; no es un tema solo de precios, lo barato sale caro.

Avanzando con la planificación, encontramos el llamado a lista y verificación del quórum, tema que debe proyectarse, planificarse y controlarse. El poder contar con un formato donde sea visible, donde se informe a los asistentes que sus datos se manejan conforme a la ley y de acuerdo al manual de políticas es importante y se genera cumplimiento frente a la implementación misma y su trazabilidad, además de estar recordando en todo momento la responsabilidad frente al manejo de datos personales y el cumplimiento de la organización, información que hace parte de la gestión a presentar y del cumplimiento.

Veamos a aquellas personas que colaboraron el día de la reunión con el registro, si bien facilitan el proceso, acceden a información y es natural que suscriban los respectivos acuerdos de confidencialidad, también reciben poderes y su manejo en todo caso debe garantizar la seguridad de la información, la privacidad y confidencialidad de los datos; evitando de paso las conductas que todos hemos evidenciado en algunas reuniones, donde personas ajenas al equipo de trabajo se llevan las listas o toman fotografías, videos de las listas de registro mismas, sin autorización alguna.

De cierre y no sin ser el último elemento, la autorización para grabar la reunión, si se implementa juiciosamente y esta fue rigurosa frente a requisitos, procesos y otros, la autorización de cada titular con la que cuenta la administración, ya incluyó el autorizar grabar reuniones y otros eventos, haciendo que no sea necesario solicitar la autorización el día de la reunión; como tampoco manifestar que dicha grabación solo se usará para la transcripción del acta, tema ya abordado al contar con buenos formatos dentro de la implementación misma.

Vemos incluso que el envío previo de información a los correos electrónicos reportados en nuestra bases de datos, facilita el análisis y conocimiento de la información necesaria para la toma de decisiones y continuidad del negocio; todo lo anterior gracias a la planificación basada en datos, de ello el especial énfasis que se realiza respecto de lo relacionado con la administración y donde cada tema gerencial, administrativo, operacional y en general todos, no pueden abordarse como ruedas sueltas; la integralidad y la conexidad de estos salta a la luz.

Bueno, no queda más que recor – dar para quie n e s aún no han dado cumpli – miento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, que se ajusten y cumplan, no expongan más a su P.H, ni su gestión y el bolsillo propio como el de su conjunto u otro y para quienes ya cumplieron, atención a las auditorías y a quienes auditan, infórmense y permitan que sus reuniones de asamblea no solo sean exitosas, también las mejores