Los nuevos retos de los administradores


Importancia de la administración

Los administradores influyen en todas las fases de las organizaciones modernas. Nuestra sociedad no podría existir tal como la conocemos ahora ni mejorar, sin una permanente fuente de administradores, para guiar sus empresa puesto que es uno de los principales recursos de un país y tal vez, el más necesitado de un estado en desarrollo como Colombia. Todas las sociedades necesitan desesperadamente de buenos administradores, cuyo papel contribuye a crear los estándares de vida que deseamos disfrutar y de allí, obviamente, derivan los beneficios personales de los individuos que desempeñan esta función.

Esencialmente, el papel de un administrador es el de guiar las organizaciones hacia el alcance de metas, pues todas existen para ciertos propósitos y los administradores tienen la responsabilidad de combinar y usar los recursos disponibles, para asegurarse de que sus organizaciones alcancen sus propósitos.

La tarea de administrar

Una comprensión de las diferentes acepciones y de las definiciones relacionadas con el término administración nos ayuda a evitar problemas de interpretación, por lo que comúnmente este término se define como el proceso de alcanzar las metas de una empresa, trabajamos con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales.

Los varios pensadores sobre la materia, nos muestran que la administración tiene las siguientes tres características principales:

*Es un proceso o serie de actividades continuas y relacionadas;
*Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organización;
*Estas metas se alcanzan trabajando con y por medio de la gente y de otros recursos organizacionales.

Las funciones de la administración:

● El proceso: Estas funciones son las actividades que conforman el proceso administrativo básico y que mencionaremos resumidamente:

*La Planeación: comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los logros, bosquejar cómo las tareas se deben ejecutar e indicar cuándo deben ser ejecutadas. Esta actividad se enfoca en el alcance de las metas por medio de planes que permitan alcanzar el éxito en el futuro cercano y a largo plazo.
*La Organización: es la asignación delas tareas que desarrollan de acuerdo a la planeación hecha creando mecanismos para poner los planes en ejecución y contribuir al alcance de las metas de la empresa.
*La Influencia: llamada también motivación, liderazgo o dirección. Es la guía de las actividades de los miembros de la organización manera que la organización se dirija hacia el logro de sus metas.
*El Control: es el procedimiento de seguimiento por el cual el administrador recoge información que mide el desempeño reciente dentro de la organización, compara el desempeño actual con desempeños estándares preestablecidos y de esta comparación se determina si la organización debería modificarse para cumplir con los estándares preestablecidos.

La eficacia y la eficiencia administrativa

Dado que los administradores utilizan sus recursos, deben luchar para ser tan eficaces como eficientes. La eficacia administrativa se refiere al uso de los recursos que hace la administración para cumplir las metas de la empresa, por lo que entre más cerca se esté de alcanzar los objetivos trazados, más eficaces se considerará a sus administradores.

La eficiencia administrativa, por su parte, se refiere al grado en que los recursos de la organización contribuyen a la productividad durante el proceso por alcanzar su meta, midiéndose por el total de los recursos organizacionales usados durante el proceso.

a) Destrezas administrativas: El primer determinante de cuán eficaces y eficientes son los administradores, depende del desempeño más que de los rasgos personales, pues un gerente con las destrezas administrativas necesarias, con seguridad se desempeñará bien y con relativo éxito. Uno que no tenga las destrezas necesarias, con probabilidad se desempeñará pobremente y su éxito será dudoso.

Los tres tipos de habilidades para un buen desempeño son:

*Habilidades técnicas: Comprenden la utilización de conocimiento especializado y experto en la ejecución de técnicas y procedimientos relacionadas al campo de trabajo y relacionadas principalmente para trabajar con cosas, procesos u objetos físicos.

*Habilidades humanas: Son las que construyen la cooperación dentro del equipo que se lidera. Estas comprende el trabajar con actitudes y comunicación con intereses individuales y grupales, en r e s ume n , trabajar con gente.
*Habilidades conceptuales: Comprende la habilidad de ver la organización como un todo, entender cómo varias funciones de la organización se complementan, cómo la organización se relaciona con su medio y cómo los cambios en una parte de la empresa afectan al resto de ésta.

b) Las características de un administrador eficaz. Los administradores eficaces son aquellos líderes que poseen las características especiales para orientar y guiar las organizaciones a enfrentar los retos especiales de los nuevos tiempos. Estas se resumen en:

*Empatía: El administrador debe comprender el punto de vista de la gente, tratando de colocarse en los zapatos del otro.
*Habilidad de escuchar: Deberá concentrarse en escuchar a las personas y atender a sus requerimientos.
*Capacidad de medir la gente: Tomar atenta nota sobre lo que observa en la gente es básico para su futuro trabajo.
*Diplomacia y tacto: Las buenas maneras y la correcta forma de hablar y actuar deben ser parte esencial de su trabajo.
*Paciencia con la gente: Mantenerse calmado cuando alguien cometa un error conservando el equilibrio se convierte en la base para una buena comunicación.
*Preocupación por el bienestar de la gente: Actuar siempre pensando en el bien de los demás. Cómo puedo servir mejor, debe convertirse en el objetivo de sus funciones.
*Mínima hostilidad con la gente: La no confrontación con los copropietarios y usuarios, forma parte de su conducta diaria.
*Autoconfianza y estabilidad emocional: Al tener objetivos claros y precisos, podrá lograr éxitos personales que conllevarán a la estabilidad y confianza.
*No competitividad con directivos: En una copropiedad, todos deben formar un equipo y tener en cuenta el principio de “todos los botes suben con la misma marea”
*Entusiasmo con la gente: En todo momento mirará y solo buscará lo bueno de cada persona.

Tomado del libro Seguros en la Propiedad Horizontal, escrito por Hernán Mejía Delgadohernanmejia@ riesgociudad.com

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